手帳とカレンダーアプリの良いところ取りをしてスケジュールを管理する方法

僕が最近やっているアナログの紙の手帳とデジタルのカレンダーと両方活用する方法を紹介します。

紙の手帳の方が良い場合がある

スマホがかなり普及して、今では高校生が初めて持つケータイがiPhoneなんていう時代になりました。予定を管理する方法としてスマホを活用する事例が増える環境が整っています。

ただ、職業によっては職務中に個人のスマホを使うことがなかなか出来なかったり、ロッカーに入れっぱなしで見ることが出来なかったりするので、1日のスケジュールをスマホで管理するということが出来ない場合があります。

それが、紙の手帳が書店から無くならない理由だったりします。

僕の場合は教師として働く上で、全てをただの時間軸で表現したデジタルカレンダーよりも、1限2限3限とブロックに分かれている方が授業や予定を管理し易いので、スクールプランニングノートを愛用しています。スクールプランニングノートの使い方については、こちらのページにまとめてあります。

手帳術 | さおとめらいふ

両方うまく使えば最高

紙の手帳だけでスケジュールが管理できるなら、それがその人に合った手帳の使い方だと言えます。でもね、僕は面倒臭いのが嫌いな性格なので、毎週必ずこの時間に実行する予定(リピートタスク)などをずっと手で書き続けることが億劫だと思うんです。

コンピュータの便利なところは「繰り返し」を嫌な顔一つせずやってくれることです。例えば、毎週水曜日は不燃ゴミの日!とかをカレンダーに全て書くのはかなりの手間です。しかもカレンダーがゴミゴミしていてなんか嫌だ。だったらコンピュータにその辺を教えてくれるようにすりゃぁいいじゃんっていう感じです。

通知の必要があるものはデジタルへ

色々と試した結果、「通知が必要なものはiPhoneのカレンダーに入れる、それ以外のメモなどは紙の手帳に書く。資料などはEvernoteに入れる。」という方法が1番しっくりきました。Evernote活用法はここ以外のところで書きたいと思います。

昔のカレンダーアプリのように予定名・開始時間・場所などを全て自分で入れる必要が今は無いんですよね。今、iPhoneやiPad、Macで使っているカレンダーアプリはFantastical2というアプリです。少し高いですが、手帳を買ったと思えば安いもんです。

Fantastical 2 for iPhone

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カレンダーの日付を長押しすると、入力欄が出てきて、予定を追加できます。入力欄に時間を入れても開始時間が指定できるので、結構直感的に予定が追加できます。これに落ち着きました。

予定を追加する画面
予定を追加する画面

僕が生活しているなかで、デジタルの恩恵を受けるものはデジタルへ入力し、それ以外はアナログで良い。という考え方が長年手帳生活をしていてしっくりきました。

全てを紙の手帳で管理する!とか、スケジュール管理全てをデジタルに移行する!とかは無理だったんです。

一方で紙の手帳を一切持たず、iPhoneだけでスケジュールもタスクも管理している人はいます。そういった新しい世代の考え方に対応している脳みその持ち主は本当に羨ましい。僕には無理でした。

授業の管理・記録はSPノートへ

2018年7月18日の時点でAmazonでは売り切れてしまったためか、倍くらいの値段で売られていますね。公式サイトも品切れなので、教科書を取り扱っている書店で見つけてもらうか、楽天ならあるかもしれません。現在、学事出版さんは来年度向けの改良版制作に取り組んでいるようです。楽しみ。

僕はこのノートに仕事の内容を書いています。普段の生徒の様子など、個人情報をバンバン書き込んでいるので、基本的には学校から持ち帰りません。プライベートの予定も書きません。職場の予定などは全てここに書く!と決めているので、iPhoneだけに仕事の内容をメモすることもしません。

仕事の内容は全て紙の手帳に、その中でも忘れることだけは避けたい、特に通知が必要な予定などはiPhoneに入れるようにしています。このバランスが、自分の中ではしっくりきていて、心地よい感じです。

まとめ

今回の話は、紙の手帳とデジタルツールをうまく使い分けようという話でした。

できたら、全てをiPadで管理!とか言うとカッコいい感じがするんですけどね、職業柄、特殊な手帳の方が便利に使えるのです。

その中でもiPhoneで予定管理の一部を補うと、結構良さげに生活が遅れています。このバランスを見つけて、自分なりのスケジュール管理ができてからは、今のところダブルブッキングなどの事故も起こっていません。

皆さんも、自分にあったスケジュール管理方法を探してみてください。

僕の手帳遍歴

この記事を書くにあたって、昔を振り返ることがあったので書きなぐりました。ここからは、興味のある方だけお読みください。だらだらと話すように書いたので読みたい方だけで結構です。

僕が手帳にハマったのは中学時代でした。親から貰ったミスタードーナッツのシステム手帳が最初の手帳です。カレンダーやメモや定規、システム手帳用に穴を空けるパンチを揃え、色んな情報を手帳にまとめていったのが楽しくて、隙間時間にそれを眺めるのが好きでした。

高校に入学し携帯電話というものを手にした時、「おお、予定をこれで管理するとスマートだよなぁ」なんて思っていました。まだスマホではなくガラケーだったので機能は貧弱。そこで僕はPDAというポケットサイズのコンピュータを購入して、予定を管理しようと試みたのでした。

昔はどのデジタルツールも使いづらかったんです。特に予定関係は。とにかくカレンダーアプリに予定を入れづらい。というか入れる部分が多すぎる。ただ「会議」って入れたいだけなのに、開始時間やら場所やら日付やらをその都度入れる必要がある。手間で手間で仕方ない!やっとれっか!なんて思っていました。

手帳だったら、狙った場所に書き込むことでスケジュールを簡単に記入できますよね。例えば、「明日の10時に名古屋駅で待ち合わせ」ということを忘れずに記入するなら、カレンダーの「明日の日付」のところに「10時に名駅」と書くだけで済みます。マンスリーやウィークリーのカレンダーの、予定を入れたい部分に予定の名前を入れるだけで、と同じ内容を記入することができるじゃないですか。

当時のこの現状が、デジタルツールを使うことでかえって時間がかかってしまって、とっつきにくい感じが出ていたんだなぁと今になって思います。

だから、大学時代は超整理手帳を使っていたんです。ノートパソコンを常に持ち歩いていたにもかかわらず。Googleカレンダーが登場したおかげで、結構活用するようにもなりましたけど、当時は外でネットにつながることが珍しかったので、印刷して使っていましたけど。

そう思うと、今はほんとスマホの時代になって、素晴らしい時代になったなぁと思います。その分、忙しくなった感じは否めませんけど。

ちょっとだらだらと書きましたが、手帳術系の話は本当に話題が尽きません。今後もどんどん更新します。