2019年4月から始まったドラマ、『わたし、定時で帰ります』を、僕は毎週見ています。2019年5月11日現在で、第4話まで放送されました。Web製作会社の職場が舞台で、PFUも美術協力しているのでHHKBも登場しています。
今回は、このドラマの第4話で紹介された、仕事効率アップの方法についてまとめました。ついでに私見も書きました。
こんな方におすすめの記事です
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私定時で帰りますを見てる
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仕事術の部分を詳しく知りたい
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自分の仕事にも活かしたい
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ドラマで紹介された仕事術
今回紹介されたのは、大きく分けて3つです。
- 整理整頓
- やることリスト
- 制限時間
順番に解説していきます。
1.デスクの整理整頓をする
仕事中に地味に苦労し、時間を奪っていくのは「物を探す行為」です。どこに何があって、すぐ取り出せると、それだけ探す時間が減ります。ドラマでは「オフィスでの探し物の時間は年間150時間も費やされている」と説明されていました。
そこで、整理整頓をすべきだという話です。小学生の頃から言われてきた整理整頓という言葉。これには「整理」と「整頓」という二つの意味があって、両方ができてこそ実現できていると言えます。ざっくり言うと、「整理」は後から取り出しやすくしておくこと。「整頓」はキレイに整えておくこと。つまり、ただ整頓しただけで見た目がスッキリしていても無駄で、後になって「あれどこいったっけ」ってなった瞬間に取り出せるように整理する必要もあるということです。
これを徹底しているのがトヨタ自動車です。トヨタではどこに何を片付けるのかを明確にして共有しています。詳しく知りたい方は、こちらの本がおすすめです。
2.ToDoリストを作成する
やるべき事をハッキリさせて、確実に実行していく。仕事を効率良く進める上で必要な作業です。やらなければならないことを全て頭の中で処理していくと、「あ！あれやるんだった！」と締め切り間近になって思い出したり、「あれ、今から自分は何をやるんだったっけ？」とふと忘れてしまったりします。人間の記憶というのは、翌日になれば前日の7割を忘れます。なので手帳や付箋を使って、やるべき事を書き出すことが、確実に仕事を進める上で必要なんです。
ドラマの中では、パソコンのディスプレイに付箋を貼り、優先順位を上下させながらやるべき事を管理していました。これも工夫の一つです。しかし、タスクが多すぎると画面の枠が文字だらけになってしまい、かえって混乱してしまいます。
そこで第4話の主役であるフロントエンジニアの人は、ホワイトボードに
- 「ToDo(やるべきこと)」
- 「Doing(今取り組んでいること)」
- 「Done(終わったこと)」
この3つにやるべきことを分解して、今の作業に集中するように工夫していました。どちらも自分の1日の仕事内容を把握し易い仕組みです。自分に合うやり方を探すのもありです。
この「やること」のことを「タスク」と呼び、それを管理することを「タスク管理」と言います。タスク管理についてはネット上でも数々の方法が語られており、調べると止まらなくなるくらいの量を読むことができます。
個人的にオススメなのが、こちらの本、まずはタスク管理を始めやすく、漫画で学べる本です。
また、現在存在するタスク管理方法全てが1冊にまとめられている本もあります。ネットで色々と調べた上で、自分にあった方法を知りたい場合はこちらの本がおすすめです。
ちなみに僕はiPhoneのリマインダーを使っています。高校の教員として働く上でのタスク管理はこちらのページにまとめてありますので、是非ご覧下さい。
3.所用時間を設定して、時間内に課題を終えるよう集中する
これはタスク管理で言う、タスクシュートの考え方に少し重なるところがあります。厳密に言えば、タスクシュートはその作業が何分かかるのか、見積もり時間を計測するところから始めます。そうしてできたタスクごとの所要時間を超えないように仕事をしていくと、時間を意識しながら作業をするようになり、途中でだらけたり、脱線したりしない用に心がけることができます。
ドラマでは実際のタイマーを使っていて、時間が過ぎるとアラームが鳴るように設定されていました。職場でアラームを鳴らさないように仕事をするっていう意気込みかもしれませんが、オフィスでアラームを鳴らすくらいなら、僕はiPhoneのタイマーでも良いかな？とも思います。
ただ、実際にタイマー専用の時計を置くことで、常に時間を気にしながら作業できるので、スリープ状態になってしまうiPhoneよりも効果が出やすくなります。
この作業、実際に自分がこのタスクを実行するなら、どれくらい時間がかかるのかという予測が立てられることが前提です。前回この作業をした時に、どれくらいの時間がかかったのか。そういった過去の記録を蓄積していくことが、集中することのカギとなります。
これに適しているのが、タスクシュート方式でタスク管理を行うアプリや、タスクごとに時間を計測してくれるアプリです。
iPhoneアプリだと「たすくま」というアプリが唯一タスクシュート方式でタスク管理できるものです。
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(2019.05.11時点)
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あとはクラウドサービスもあります。
他の時間計測ツールだと、こちらなんかもあります。
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ちなみに、タスクシュート方式で時間を管理するための漫画もあります。独特な方式でタスクを管理していくので、漫画を読んで、この方法が自分に合うのか合わないのかを見極めてから試してみることをおすすめします。
まとめ
如何でしょうか。僕もこれに近いことを常日頃からやっていたので、最近は激務である教師の仕事が回せている感じがしています。
皆さんも、今回紹介した本やアプリなどを参考にしながら、仕事の効率化を図ってみてください。僕は職業柄、定時で帰ることはほとんど叶いませんが、色んな仕事術を試して、多くの方が定時で帰宅できることを願っています。
あ、ちなみに教師の仕事術に関しては、僕が実践していることはこちらのページにまとめているので、是非ご覧になってみてください。一般企業の方にも応用出来る方法も書いてあります。